《上司管理》養成回報習慣

【經濟日報╱羅智強】 2008.12.15 02:42 am

如果老闆每一交付重要又困難的任務，你都能神速、完美無瑕的完成，肯定是件好事。然而，這種好事多半只發生在小說或連續劇中，在現實世界，雖非「絕無僅有」，但至少不可能「天天發生」。

多數時候，老闆交待的工作，能如期完成，做到七、八十分（意謂還有一、二十分的「進步空間」），即屬佳績。換言之，難免有時候，工作會逾期完成，或者做得不盡理想。這時，如何安撫老闆，就是大學問。

等而下之者，編謊言欺騙上司。這樣的招數一次、兩次或許有用，時間久了西洋鏡必穿，也將失去老闆的信任；等而中之者，則鼓如簧之舌，情理二路分進，向老闆剖析為何逾期、成果不佳，但這種「事後」作法效果不大，因為老闆已因成果未符期待而有「成見」，說服效果有限；等而上之的作法是什麼？答案是：回報。在工作遇到困難，或發現難如期完成時，回報上司，讓他預知、了解。

有些人一接到工作就埋頭苦幹，直到大功告成，而少了「三停」。一停：工作前縱觀的想，工作大概輪廓如何？有何資源可用？有何可能障礙；二停：工作到一半時，停下來評估，工作進度如何？有可資源還需要加強？三停：發現工作進度落後時，該如何補救。

除了「三停」，部屬也常常遺忘「向上司回報」。工作情形、遇到困難回報給上司，可以讓他進入狀況，減少對工作的不安全感與不確定感。相對的，進入狀況的上司較易體諒部屬的處境。

「老闆」的工作範圍比你大、要關心的業務比你多，在你專責的領域中，老闆絕對不比你進入狀況。好部屬不能以完成工作為己足，隨時幫助老闆進入狀況，更是重點功課。

最後，讓老闆進入狀況，他才會知道要動用什麼資源支援你，就算真的幫不上忙，當你做不好或工作逾期，也會減少老闆的不滿意，至少，這樣做會比事後說理甚至說謊，有效的多。

（作者是輔仁大學大傳系兼任講師，著有《法律人，你為什麼不爭氣》）